Nhảy tới nội dung

AI NGỒI Ở ĐÂU? LÀM VIỆC GÌ? (Organization Chart)

Cách tạo một sơ đồ trách nhiệm giải trình trên Simplamo​

BƯỚC 1: Xác định các phòng ban chức năng chính (không phải tên chức vụ) cần có cho Doanh nghiệp trong từ 6 tới 12 tháng tới để làm việc hiệu quả. 

Lưu ý:

Hãy tạm quên đi cấu trúc đang có (Tên vị trí, Tên người đang nắm giữ từng vị trí và Trải nghiệm quản trị trong quá khứ).

BƯỚC 2: Viết ra 5 vai trò của từng chức năng chính bằng cách đặt câu hỏi "Chức năng này phục vụ điều gì cho nhu cầu kinh doanh của công ty?"

Lưu ý: 

  • Vai trò đầu tiên đối với các chức năng có cấp dưới - tức ở tầng 1 của sơ đồ tổ chức luôn là Lãnh đạo-Quản lý-Chịu trách nhiệm
  • Mỗi vai trò nên ngắn gọn, bắt đầu bằng một "Động từ" và có yếu tố trách nhiệm đi kèm. Ví dụ: "Đảm bảo 99,99% tính năng của sản phẩm thực thi hiệu quả". 
  • Trong trường hợp bạn liệt kê được nhiều hơn 5 vai trò, hãy cố gắng chọn lọc lại những vai trò quan trọng nhất - trung bình là 4 đến tối đa 6 vai trò.

BƯỚC 3: Bổ nhiệm nhân sự đảm nhận quản lý chính cho từng chức năng.

Dựa trên vai trò từng chức năng, để đánh giá nhân sự có phù hợp cho vị trí đó hay không hãy áp dụng 3 tiêu chí như sau:

  • Hiểu việc/Get it
  • Muốn làm/Want it
  • Có khả năng làm/Capacity to do it 

Thông thường là cần đạt được cả 3 tiêu chí, nhưng nếu Doanh nghiệp có thời gian và nguồn lực để đào tạo thì chỉ cần 2 tiêu chí đầu. Phần này sẽ được giải thích rõ hơn ở Chương 4 - Phân tích con người.

Lưu ý:

Nếu chưa có nhân sự đảm nhận 1 vị trí nào nó thì quản lý trực tiếp cho vị trí đó sẽ tạm thời đảm nhận và ghi chú vào Simplamo là [Cần tuyển] để xác định được nhu cầu tuyển dụng.

Mỗi chức năng khác nhau chỉ được chịu trách nhiệm chính bởi 1 người, nhưng 1 người có thể đảm nhận nhiều chức năng. 

BƯỚC 4: Tái lặp 3 bước trên cho đến khi không thể phân nhỏ phòng ban chức năng hơn.

Ở Tầng số 2 trên sơ đồ trách nhiệm giải trình, nếu có nhiều người cùng thực hiện 1 chức năng giống nhau thì có thể được thể hiện bởi 1 ô duy nhất và hãy ghi tên của những nhân sự có chung chức năng vào ô này. 

Như vậy là bạn đã có được sơ bộ một sơ đồ giải trình trách nhiệm, hãy đừng quên thể hiện 2 nhân vật cực kỳ quan trọng trên sơ đồ Simplamo đó là:

  • Nhà tầm nhìn (Vision Organizer): Giống như chức vụ Chủ tịch như chúng ta thường thấy trong các doanh nghiệp. Đây là người định hướng, vẽ con đường cho toàn thể doanh nghiệp đi đến đích.
  • Người thực thi (Implementer): Giống như chức vụ Giám đốc điều hành, người điều hành tất cả các khối chức năng chính để thực hiện những ý tưởng thành hiện thực.

Chúc bạn thành công.