Nhảy tới nội dung

Lịch trình cuộc họp tuần trên Simplamo và cách tổ chức

Ghi nhớ 2 vai trò quan trọng khiến cuộc họp tuần diễn ra hiệu quả, hãy chắc chắn rằng họ chủ động & chịu trách nhiệm cho vai trò này trong cuộc họp:

  • ĐIỀU PHỐI CUỘC HỌP: Là người chủ trì cuộc họp diễn ra, kéo mọi người theo đúng lịch trình, đúng thời gian và nội dung có sẵn.
  • THƯ KÝ CUỘC HỌP: Người này đóng vai trò quản lý dữ liệu. Lắng nghe các vấn đề / đề xuất được nêu tại các phần Rocks, Scorecard, … và ghi chú lại. Sau đó ghi chú ngắn gọn nội dung mọi người trao đổi ở phần “Xử lý vấn đề/Issue Solving” để loại bỏ vấn đề đó và chốt được “Hành động/To-Dos”.

2 vai trò này nên được giao phó cho 2 người khác nhau, bởi vì sẽ rất khó để một người làm 2 vai trò trong cuộc họp tuần.

Hãy bật tính năng “Gợi ý cách họp” dành cho người điều phối nếu bạn lỡ quên về định nghĩa của các phần.

Tin tốt / Good news – 5 phút: Thời gian ở phần này là cơ hội để cả nhóm chuyển trạng thái từ “đánh trận” sang ngồi cùng với nhau để rà soát mục tiêu. Và Simplamo khuyên bạn bắt đầu buổi họp bằng việc Chia sẻ tin vui: Hãy chia sẻ tin tốt cá nhân và tin tốt công việc một cách ngắn gọn.

***Xin vui lòng đừng bỏ qua hay đánh giá thấp nó. Đây là một phần quan trọng trong việc xây dựng một đội ngũ khoẻ mạnh. Bằng việc chia sẻ tin vui, mỗi người đã có một sự chuyển trạng thái để giúp bản thân có một tư duy cởi mở hơn, mọi người hiểu về nhau hơn và bắt đầu cuộc họp với những cảm xúc tích cực.

Ở các phần tiếp theo (Rà soát chỉ số, Mục tiêu, Phản hồi từ Khách hàng/Nhân viên), từng thành viên sẽ báo cáo mọi thứ đang như thế nào để mọi công việc/chỉ số quan trọng của Công ty mà người đó chịu trách nhiệm  luôn được theo dõi.

Rà soát chỉ số / Scorecard Review – 5 phút: Hãy rà soát từng chỉ số để chắc chắn rằng người sở hữu đi đúng hướng để đạt mục tiêu đã thiết lập. 

Trong suốt thời gian rà soát, không nên có câu hỏi được đặt ra, không bình luận, không xin lỗi. Đơn thuần chỉ là các chỉ số có “đạt” hay “không đạt” trong một tuần vừa qua. Nếu chỉ số “không đạt” hay  bất kỳ thành viên nào có thắc mắc, người Điều phối đơn thuần hỏi rằng “tạo vấn đề nhé?” và Thư ký cuộc họp hãy “Tạo vấn đề” để bổ sung vào bảng “Vấn đề cần xử lý” ở phần sau.

Rà soát Mục tiêu / Rock Review  – 5 phút: Rà soát Công việc ưu tiên Quý: Đây là phần Rà soát công việc trọng tâm trong quý của Công ty/Phòng ban/Cá nhân đạt hay không đạt tiến độ. Tương tự như ở phần 2, người điều phối sẽ rà soát từng Rocks, đọc Rocks của từng thành viên lên và người Chủ sở hữu Rocks đơn giản là cung cấp thông tin Rocks đó đang đúng tiến độ hay trễ tiến độ.

Tập trung vào trả lời “Đúng tiến độ” hoặc “Trễ tiến độ”, nếu trễ tiến độ thì “Vấn đề của Tôi là…” - để Thư ký cuộc họp hỗ trợ bạn “Tạo vấn đề” bàn luận ở phần sau. Không đặt câu hỏi, không bình luận, không xin lỗi,…

Nếu có bất kỳ câu hỏi nào khác, người điều phối đơn thuần đề xuất “hãy tạo vấn đề và thảo luận sau”. Vì sao? Ví dụ bạn có câu hỏi về công việc ưu tiên Quý của một thành viên. Anh ấy nói mọi thứ đang “đúng tiến độ”, nhưng bạn không đồng ý hoặc có một chút không chắc chắn. Bạn hỏi về nó ngay lúc Rà soát Rocks, nhưng sau đó thì sao? 20 phút sau, bạn vẫn sẽ chỉ nói về Rocks của anh ấy. Thay vì vậy hãy “để nó lại” vào phần “Vấn đề cần xử lý”.

Luyện tập thói quen này sẽ giúp các cuộc họp tiết kiệm thời gian, loại bỏ những thảo luận không cần thiết và tăng tính trách nhiệm của từng thành viên.

Phản hồi từ Khách hàng/Nhân viên / Customer/Employee Headlines – 5 phút:Thời gian của phần này cho phép mọi người chia sẻ tin nổi bật (tốt và không tốt) từ khách hàng; đối tác, nhà cung cấp cũng như nội bộ nhân viên. Nên ngắn gọn từ 1 đến 2 câu, nếu nó dài hơn 2 câu – hãy đưa xuống phần “Vấn đề cần xử lý”.  

Ví dụ bạn có thể chia sẻ: “Khách hàng A phản hồi chị Thảo nhân viên hỗ trợ đã hỗ trợ nhiệt tình, chuyên nghiệp” (a) , hoặc “Nhân viên phòng Kinh doanh phản hồi rất thất vọng về tiến độ công việc của Phòng dự án” (b). Trong trường hợp tiêu cực như ví dụ (b), hãy “Thêm vào danh sách vấn đề” để cùng nhau bàn luận.

Danh sách hành động / To-Do List – 5 phút:  Người điều phối sẽ rà soát từng Hành động để chắc chắn nó đã được hoàn thành hay chưa. Thông thường phần này ít hơn 5 phút. Danh sách này là những cam kết đã được tạo ra trong cuộc họp tuần liền kề trước đó. Đây là những hành động đã được thống nhất để xử lý vấn đề.

Hành động nào hoàn thành thì xóa ra khỏi danh sách. Nếu chưa thực hiện thì tiếp tục giữ lại trong danh sách và gia hạn thêm 1 tuần.Trách nhiệm giải trình của từng thành viên sẽ hình thành khi các cam kết hằng tuần được ghi ra trong Danh sách việc cần làm và mức độ hoàn thành công việc sẽ được đánh giá trong tuần kế tiếp.

Mục tiêu là đội nhóm của bạn phải hoàn thành 90% hành động / To-do mỗi tuần.  

Vấn đề cần giải quyết / Issue Solving – 60 Phút: Khi đến phần này, trên Simplamo sẽ hiển thị cho bạn toàn bộ những vấn đề mà bạn và các thành viên trong buổi họp đã nêu ra ở Phần 1 đến Phần 5. Người điều phối hãy thực hiện những bước nhỏ sau:

  1. Hỏi các thành viên có cần bổ sung thêm vấn đề nào nữa không -> Thư ký sẽ “Tạo vấn đề”.
  2. Thực hiện nguyên tắc “Keep – Kill – Combine” nghĩa là vấn đề nào nên “giữ” – vấn đề nào nên “xóa bỏ” – vấn đề nào có thể “kết hợp” lại nhằm rút gọn bảng danh sách vấn đề.
  3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên 3 vấn đề quan trọng nhất cần phải xử lý trong tuần (theo số thứ tự 1-2-3 với 1 là ưu tiên nhất) để đưa vào giải quyết tuần này. Các thành viên cuộc họp nếu chưa thống nhất thì đề xuất thứ tự mới. Toàn bộ các việc này nên làm trong 30 giây.
  • Ở từng vấn đề, hãy Xử lý vấn đề theo nguyên tắc “Nhận diện/Identity – Thảo luận/Discuss – Giải quyết/Solve” trong đó: 

Nhận diện / Identify: Nghĩa là nhận diện được nguyên nhân cốt lõi, xác định thực chất vấn đề, lật đi lật lại để tìm ra nguyên nhân thực sự. Người điều phối luôn mời người nêu vấn đề trình bày trước. Ở phần này, mọi người chỉ nói về “nguyên nhân xảy ra vấn đề”.

Thảo luận / Discuss: Một khi nguyên nhân cốt lõi sáng tỏ, mọi người sẽ thảo luận để ra giải pháp trên tinh thần đạt lợi ích lớn cho tổ chức. Không nhằm đến cá nhân hay phòng ban nào. Thảo luận chệch hướng thường xuất hiện nhiều nhất tại phần này.

Lý do hầu hết các cuộc họp mất thời gian là vì thành viên dành quá nhiều thời gian để bàn luận một vấn đề mà không nhận diện được nguyên nhân cốt lõi, dẫn đến không thể xử lý được vấn đề hoặc phương án xử lý vấn đề khá hời hợt qua loa.

Ở phần này, mọi người nên chỉ nói về “phương án” bằng việc trả lời “Theo tôi, phương án giải quyết đó là …”

Giải quyết/Solve: Đưa kết luận hay giải pháp gắn liền hành động/To-do cụ thể do một người thực hiện. Lúc này, vai trò trên Sơ đồ trách nhiệm giải trình cũng được hiện thị rõ nét. Người điều phối có nhiệm vụ chốt lại những hành động cụ thể và gán người chịu trách nhiệm, thư ký có nhiệm vụ nhập đầy đủ nội dung hành động.

  • Nếu hết thời gian mà còn vấn đề thì lưu lại vấn đề cho cuộc họp tuần sau.
  • Nếu còn thời gian mà còn vấn đề thì lặp lại bước 2 và 3 ở trên (sắp xếp tiếp thứ tự ưu tiên 1-2-3, giải quyết vấn đề).

Kết luận / Conclude – 5 phút: 

  • Tóm tắt hành động / Recap To-Do List: Người điều phối tóm tắt Danh sách hành động đã tạo ra để người sở hữu tập trung xử lý trong tuần. Rà soát mọi người đã nắm rõ nhiệm vụ của mình.
  • Thông điệp truyền thông / Cascading Messages: thảo luận cần phải truyền thông thông điệp gì đến những nhân viên có liên quan nhưng không thuộc thành viên của buổi họp dựa trên các quyết định được đưa ra trong cuộc họp hôm nay. Các phương thức truyền thông: Email/Video/Thông báo…
  • Chấm điểm cuộc họp trên thang điểm 10 / Rating (1-10): Từng thành viên đánh giá mức độ hiệu quả cuộc họp từ 1 – 10. Nếu dưới 8 thì hỏi nhận xét cụ thể để Người điều phối làm tốt hơn ở  lần sau.